диплом Совершенствование деятельности Первой Башенной Компании на основе внедрения электронного документооборота (id=idd_1909_0000115)

Содержание


Введение 3
1 Характеристика предприятия и действующей системы документооборота Первой Башенной Компании 6
1.1 Организационно-экономическая характеристика Первой Башенной Компании 6
1.2 Описание существующей системы электронного документооборота Первой Башенной Компании 11
1.3 Обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота Первой Башенной Компании 17
2 Описание объекта исследования и обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота 20
2.1 Основные бизнес-процессы действующей системы электронного документооборота 20
2.2 Выбор и характеристика новой системы электронного документооборота Первой Башенной Компании 25
2.3 Бизнес-процессы после внедрения системы электронного документооборота Первой Башенной Компании 38
3.1 Экономическая оценка затрат на внедрение новой системы электронного документооборота Первой Башенной Компании на бизнес-процессы компании 45
3.2 Экономический эффект внедрения системы электронного документооборота Первой Башенной Компании 51
Заключение 57
Список использованной литературы 60
Введение

Актуальность исследования обусловлена тем, что на пути к информационному обществу электронные технологии обработки информации постепенно заменяют бумажные носители. Так, электронный офис постепенно заменит бумажный, а электронный документ и документооборот является его неотъемлемыми частями. Электронный документ и электронный документооборот, является важными составными электронного офиса. Среди основных функций электронного офиса отмечают исключение задержек и ошибок при обработке информации, документов. Это является первым доказательством того, что электронный документ – важная часть электронного офиса.
Значительные объемы сообщений, справок и других документов информационного характера хранятся в памяти компьютеров и передаются пользователем на дальние расстояния и в короткий срок. Документированием управленческой деятельности ориентировано на новые информационные технологии, которые предусматривают замену бумажного документа машинному носителю – так называемым электронным документом. Электронный документ, в свою очередь, создает электронный документооборот. Электронный документооборот – это процесс создания, получения, общего использования, отслеживание, ревизии, разделения и хранения документов и информации, которую они содержат в пределах определенной информационной системы. Разные авторы подают такие определения понятия «электронный документооборот»: электронный документ – документ, который читает машина, документ на машинном носителе; электронный документ – электронная форма документа. Однако определение термина «электронный документ» еще не постоянное, и оно со временем меняется.
Появление электронной формы документа привели к тому, что изменились все процессы работы с документами. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумажным как носителем информации, который важен для долгосрочного хранения информации на документе. Состав и порядок расположения обязательных реквизитов электронных документов определяется законодательством. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму. Визуальной формой представления электронного документа является отображение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, предназначенной для восприятия его содержания человеком. Итак, необходимо отметить, что электронный документ имеет неоспоримые преимущества в сравнении с бумажным документом. В связи с этим электронные документы постепенно будут вытеснять бумажные, в бумажном, то есть преимущества будет предоставляться хранению документов в электронном виде.
Объективная необходимость теоретического совершенствования и углубления прикладных исследований в выбранном направлении обусловила выбор темы работы, определила предмет, объект, основную цель и задачи исследования.
Цель работы – исследование совершенствования деятельности Первой Башенной Компании за счет внедрения электронного документооборота.
Для реализации этой цели поставлены следующие задачи:

– определить описание существующей системы электронного документооборота Первой Башенной Компании;
– обосновать основные бизнес-процессы действующей системы электронного документооборота;
– показать выбор и характеристику новой системы электронного документооборота Первой Башенной Компании;
– выявить бизнес-процессы после внедрения системы электронного документооборота Первой Башенной Компании;
– дать экономическую оценку затрат на внедрение новой системы электронного документооборота Первой Башенной Компании на бизнес-процессы компании;
– оценить экономический эффект внедрения системы электронного документооборота Первой Башенной Компании.
Предмет исследования – совершенствование деятельности Первой Башенной Компании за счет внедрения электронного документооборота.
Объект исследования – АО «ПБК».
При написании работы были использованы теоретические методы исследования: анализ научной литературы; сравнительный анализ; обобщение; и эмпирические методы исследования.
Работа состоит из введения, трех глав, 7 параграфов, заключения и списка литературы.
Во введении раскрывается актуальность выбранной темы, выделяются объект и предмет исследования, определяется цель и ставятся задачи для ее достижения.
В первой главе дается характеристика предприятия и действующей системы документооборота Первой Башенной Компании.
Вторая глава посвящена описанию объекта исследования и обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота.
В третьей главе осуществлена разработка системы электронного документооборота Первой Башенной Компании.
В заключении работы сделаны выводы, произведено изложение полученных итогов в соответствии с общей целью и конкретными задачами, сформулированными во введении.
Работа выполнена на основе трудов отечественных авторов таких как Л. М. Евдокимова, В. В. Корябкин, А. Н. Пылькин, О. Г. Швечкова и др.
1 Характеристика предприятия и действующей системы документооборота Первой Башенной Компании

1.1 Организационно-экономическая характеристика Первой Башенной Компании

АО «ПБК» зарегистрирована 3 июля 2017 г. Руководитель организации: генеральный директор Теремецкий Александр Владимирович. Юридический адрес АО «ПБК» – 127006, город Москва, Оружейный переулок, дом 41.
АО «ПБК» занимается строительством антенно-мачтовых сооружений, их эксплуатацией, усилением, размещением на них оборудования сотовой связи и других операторов. Главным требующимся ресурсом является земля и электроэнергия т.к. основной вид деятельности:
– аренда и управление собственным или арендованным недвижимым имуществом;
– производство электромонтажных работ;
– производство прочих строительно-монтажных работ;
– работы по монтажу стальных строительных конструкций;
– строительство жилых и нежилых зданий;
– деятельность в области связи на базе проводных технологий;
– управление эксплуатацией жилого фонда за вознаграждение или на договорной основе.
В сентябре 2016 года руководящими органами «МегаФона» было регламентировано создание АО «ПБК» с утвержденным уставным капиталом 5 млн. рублей. Основой создания уставного капитала «Первой Башенной Компании» стала нераспределенная прибыль «МегаФона». «МегаФон» стал фактически единоличным, 100% владельцем акций АО «ПБК». Решение о выпуске ценных бумаг утверждено Советом Директоров «МегаФона» в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

Компания «МегаФон» с момента государственной регистрации «ПБК» передала Акционерному Обществу собственные активы и сопряженные с ними обязательства, в состав которых вошел портфель из более 15 000 антенно-мачтовых сооружений, в том числе, подъездные пути, дороги, инновационное оборудование сигнального освещения мачт, а также ограждения. Стоимость имущества, которое подлежит передаче, не стало более 10% от балансовой стоимости всех активов «МегаФона» на 30.06.16 года было менее чем 47 179 млн. руб.
27 ноября 2015 года «МегаФон» сообщил о создании «дочки», которая займется управлением башенной инфраструктурой мобильного оператора. Впоследствии эта компания может быть продана. К концу ноября 2015 года у «МегаФона» насчитывается около 14 тыс. мачт и антенно-мачтовых сооружений. SWOT-анализ АО «ПБК» рассмотрен в таблице 1.

Таблица 1 – SWOT-анализ АО «ПБК»:
Сильные стороны
Слабые стороны

большой опыт;
конкурентоспособность и хороший спрос;
высокий уровень квалификации кадров.


негибкая структура;
мало рекламы;
неустойчивое финансовое положение;
нехватка кадров;
сильная зависимость от ПАО «Мегафон».

Возможности
Угрозы

хорошая репутация;
выход на зарубежные рынки;
заключение долгосрочных договоров;
повышение оперативности взаимодействия подразделений и региональных структур компании;
внедрение новых технологий;
повышение эффективности производственной деятельности в компании в целом;
уменьшение затрат компании.
высокий уровень инфляции;
возможность насыщения рынка;
рост тарифов на ресурсы.



Итак, по таблице 1 установлено, что слабые стороны предприятия включают в себя негибкую структуру; небольшое количество рекламы; неустойчивое финансовое положение; нехватку кадров; сильную зависимость от ПАО «Мегафон». Однако при этом у предприятия имеются достаточно хорошие возможности: хорошая репутация; выход на зарубежные рынки; заключение долгосрочных договоров; повышение оперативности взаимодействия подразделений и региональных структур компании; внедрение новых технологий; повышение эффективности производственной деятельности в компании в целом; уменьшение затрат компании.
Организационная структура АО «ПБК» рассмотрена на рисунке 1.


Рисунок 1 – Организационная структура АО «ПБК»
Итак, по рисунку 1 нами установлено, что данная структура очень громоздкая и ей очень не хватает гибкости, что сильно усложняет документооборот компании.
Для определения динамики основных показателей хозяйственной деятельности рассмотрим ниже технико-экономические показатели работы предприятия за 2017-2018 гг. и приведем сравнительный анализ.

Таблица 2 – Технико-экономические показатели АО «ПБК» за 2017 – 2018 гг.
Показатели
2017 г. (четвертый квартал)
2018 г.
(первый квартал)
2018 г
(второй квартал)
Отклонение





Абсолютное
%


А
1
2
3
4
5

1. Выручка от реализации продукции (работ, услуг), тыс. руб.
41217
55292
70715
15423,00
27,89

2. Прибыль от реализации продукции (работ, услуг), тыс. руб.
2648
2902
3948
1046,00
36,04

3. Чистая прибыль тыс.руб.
1863
2062
2476
414,00
20,08

4. Себестоимость продукции (работ, услуг), тыс. руб.
30007
41914
53007
11093,00
26,47

5. Среднегодовая стоимость основных фондов, тыс. руб.
2175
2989,5
3535
545,50
18,25

6. Фонд заработной платы для работников, которые пользуются системой документооборота (центр документооборота + финансовая группа (частично)+специалисты по учету+специалисты по персоналу) = итого 89 человек), тыс. руб.
5045
5245,64
7336,13
2090,49
39,85


В результате сравнительного анализа в таблице 2 установлено, что выручка от реализации продукции увеличилась в 2018 г. (2 квартал) по сравнению с 2018 г. (первый квартал) на 15423 тыс. руб. или на 27,89 %. Прибыль АО «ПБК» от реализации продукции составила 3948 тыс. руб., что на 36,04 % больше по сравнению с 2018 г (первый квартал). В то же время выросла и себестоимость услуг.
Вывод: финансовые показатели деятельности пока еще очень слабые, предприятию необходимо серьезно задуматься об оптимизации своей деятельности.


1.2 Описание существующей системы электронного документооборота Первой Башенной Компании

В настоящий момент в АО «ПБК» имеет место смешанный документооборот: при этом ряд документов создаются и обрабатываются в электронном виде, а другая часть документов – может функционировать в электронном виде, но затем выводится на печать и существует уже в бумажном виде. Таким образом, мы видим, что в настоящий момент в АО «ПБК» нет единой формы ведения документооборота.
В условиях информатизации общества на законодательном уровне определено понятие электронный документооборот АО «ПБК» (оборот электронных документов) – совокупность процессов создания, получения, хранения, обработки, отправки, передачи, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и в случае необходимости – с подтверждением факта получения таких документов.
Основу правильной организации обращения документа АО «ПБК» составляет четкое разграничение функций и обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого сотрудника, в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Единый порядок составления документов и организацию работы с ними в АО «ПБК» регламентирует инструкция по делопроизводству. Организация документооборота АО «ПБК» основывается на следующих принципах:
– движение документов приветствует максимально минимальное количество возвратов всех видов документов на предыдущие этапы;
– документы отправляются исполнителям в строгом соответствии с их служебными обязанностями, для того чтобы избежать дублирования технологических операций.
Основными этапами документооборота АО «ПБК» являются: рассмотрение, порядок прохождения документов в организации, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел.
Этапы документооборота в АО «ПБК»:
– обработки документов, поступающих в организацию (прием и регистрация)
– предварительное рассмотрение документов руководителем;
– организация рационального движения документов внутри организации, в частности доведение документов до исполнителей, контроль за их выполнением, прохождения согласования и подписи проектов документов;
– формирование дел;
– подготовка и передача дел в архив.
Рассмотрим специфику основных этапов документооборота АО «ПБК». Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Раскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправления и дату поступления или, когда на конверте есть пометка «конфиденциально», «срочно». Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется с целью распределения на те, что должны регистрироваться, и те, что регистрации не нуждаются.
Регистрация документов АО «ПБК» – это фиксация факта создания или получения документов через присвоение им порядковых номеров и записи необходимых сведений, содержащихся в них. Суть ее заключается в обеспечении учета, контроля и поиска документов АО «ПБК». Каждый документ регистрируется только один раз: входящие – в день поступления, а выходные и внутренние – в день подписания. На документах, регистрируются, проставляется реквизит «отметка о поступлении», дата поступления, входящий номер документа. «Отметка о поступлении» не проставляется на приложениях к документам, на проспектах, каталогах и других материалах, не регистрируются.
Обязательно регистрируют все виды документов АО «ПБК», которые поступают в исследуемую организацию от вышестоящих организаций (учреждений), и те, которые в дальнейшем передаются в вышестоящие организации (например, в компанию «Мегафон»), при этом обязательно регистрируются важные внутренние документы (в данном случа

Заказать эту работу прямо сейчас

Посмотреть другие готовые работы по предмету БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКА

© 2002-2024 Москва 'Мастерская дипломов'. Все права защищены.