диплом Кадровое делопроизводство в коммерческой организации на примере (id=idd_1909_0001713)

Содержание


Введение 3
Глава 1. Теоретические основы кадрового делопроизводства 6
1.1. Понятие и виды кадрового делопроизводства 6
1.2. Нормативно-методическое обеспечение кадровой службы 21
Глава 2. Анализ кадрового делопроизводства на примере ООО Инженерно– эксплуатационная компания «Стройсервис» 25
2.1. Организация работы отдела кадров 25
2.2. Состав кадровой документации 30
2.3. Документы, регламентирующие управление персоналом 32
2.4. Движение кадров 34
2.5. Оценка деятельности рабочих кадров 41
2.6. Ведение трудовой книжки 46
2.7. Формирование и хранение документов кадровой службы 48
Глава 3. Мероприятию по улучшению деятельности кадрового делопроизводства ООО Инженерно– эксплуатационная компания «Стройсервис» 52
3.1. Разработка мер по улучшению кадрового делопроизводства на предприятии 52
3.2. Оценка эффективности разработанных мер по улучшению кадрового делопроизводства на предприятии 59
Список литературы 65


Введение

Многие предприниматели недооценивают важность правильного кадрового делопроизводства в компании. Понимание того, что правильное оформление кадровой документации очень важно, часто приходит или во время проверок (конфликтов), или же когда компания вырастает и становится неуправляемой. И в том, и в другом случае, придется затратить гораздо больше сил и времени на создание необходимой документации, чем начать вести кадровое делопроизводство правильно с момента создания компании.
На самом деле кадровые документы нужны не только для проверяющих органов. Многие кадровые документы помогают упорядочивать отношения с сотрудниками, когда все стороны трудового договора понимают, что они должны знать и уметь делать. Если у сотрудника есть должностная инструкция, естественно грамотно составленная, то никогда не возникнет вопрос, а почему он должен выполнять ту или иную обязанность. Если в компании есть правила внутреннего распорядка, то у сотрудника не возникнет вопрос, когда он должен приходить на работу и какой длительности у него обед. Все эти документы сотрудник прочитает при приеме на работу и если он подписывает трудовой договор, то он с ними согласен и должен выполнять.
Конечно, инструкции и штатное расписание не избавят полностью от проблем с сотрудниками, но позволят решить многие из них просто за счет повторного изучения документа, если сотрудник вдруг забыл, что он должен делать.
Существует некоторое количество документов, которые должны быть в каждой компании и их отсутствие может привести к штрафам при проверках. К таким документам относятся: трудовой договор, штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка, журнал учета движения трудовых книжек и так далее.
В зависимости от размеров и особенностей бизнеса, формируется комплект обязательных документов, который дорабатывается специально для каждой компании в отдельности и учитывает все особенности трудовых отношений в компании.
Проблема кадрового делопроизводства достаточно актуальна и представляет научный и практический интерес в связи с тем, что роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом.
Цель данной работы – раскрыть сущность кадрового делопроизводства и проанализировать организацию работы кадровой службы на примере конкретного предприятия. Из данной цели можно выделить следующие задачи:
Дать определение кадровому делопроизводству;
Рассмотреть законы и нормативные акты, которыми регулируется кадровое делопроизводство;
Рассмотреть организацию работы отдела кадров ООО Инженерно– эксплуатационная компания «Стройсервис»;
Проанализировать документы. Которыми владеет ООО Инженерно– эксплуатационная компания «Стройсервис»;
Проанализировать движение кадров на предприятии;
Разработать мероприятия по улучшению кадрового делопроизводства на предприятии и дать оценку их эффективности.
Характеризуя степень научной разработанности проблематики кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом, следует учесть, что данная тема уже анализировалась у различных авторов в различных изданиях: учебниках, монографиях, периодических изданиях и в интернете. Тем не менее, при изучении литературы и источников отмечается недостаточное количество полных и явных исследований данной тематики.
Объектом дипломного проекта выступает непосредственно само кадровое делопроизводство в компании ООО Инженерно-эксплуатационная компания «Стройсервис». Предметом являются методы, с помощью которых анализируется предприятие, кадровые документы, которые используются в работе предприятия.
Методы исследования: анализ научной литературы по рассматриваемой проблематике.


Глава 1. Теоретические основы кадрового делопроизводства

1.1. Понятие и виды кадрового делопроизводства

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.
Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией
Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее – ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
В соответствии с названным стандартом делопроизводство – это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (пункт 2.1.1. ГОСТ Р 51141-98).
Соответственно, кадровое делопроизводство – это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.
Кадровая документация – совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.
В соответствии с государственным стандартом понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (подпункт 3 пункта 2.1. ГОСТ Р 51141-98).
Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.
Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Итак, кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Документальное оформление кадровых процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.
К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.
Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Как правило, в небольших и средних российских компаниях ведением кадрового делопроизводства занимается секретарь или сотрудники бухгалтерии. Это не всегда удобно, потому что, во-первых, отвлекает сотрудников от их основной работы и, во-вторых, не позволяет сохранить конфиденциальность информации. Поэтому в настоящий момент предприятия стараются формировать полноценную кадровую службу, чтобы она занималась только вопросами кадров на предприятия. Так как кадровое делопроизводство – это обязательное требование к административно-хозяйственной деятельности любого предприятия. Правильность ведения кадрового документооборота и оформления взаимоотношения между работником и компанией проверяется Федеральной инспекцией по труду РФ. Это единственная организация, которая имеет право повторной проверки заявленных периодов, а также повторное начисление штрафов.
От правильности и соблюдения всех правовых норм во взаимоотношениях с работником зависит не только имидж работодателя, но и его финансовые убытки в случае судебного разбирательства.
Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.
К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы.
Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. От правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Это может затруднить получение права работника на досрочное назначение трудовой пенсии, в частности за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.
В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.
Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности.
Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления;
Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя;
Разрешить трудовые споры.
Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации – в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
Таким образом, резюмируя все вышесказанное, можно сделать вывод, что кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.
по целевой принадлежности
Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие.
Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание).
по типичным кадровым процедурам:
Документация по приему на работу:
Заявление о приеме на работу;
Контракт о назначении на должность;
Приказ о приеме на работу;
Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
Документация по переводу на другую работу:
Заявление о переводе на другую работу;
Представление о переводе на другую работу;
Приказ о переводе на другую работу.
Документация по увольнению с работы:
Заявление об увольнении;
Приказ об увольнении;
Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
Документация по оформлению отпусков:
График отпусков;
Заявление о предоставлении отпуска;
Приказ о предоставлении отпуска.
Документация по оформлению поощрений:
Представление о поощрении;
Приказ о поощрении;
Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.
Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.
При этом, необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации – это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами.
Без кадрового учета и делопроизводства не обходится сегодня ни одна организация: всем, кто нанимает персонал, необходимо вести учет приема, переводов, увольнений, документировать процедуры работы с кадрами, оформлять распорядительные документы по кадрам, регламентировать должностные обязанности, составлять отчетность, выдавать справки. Несмотря на общий перечень этих функций, их исполнение имеет свою специфику в каждой конкретной компании.
Как показывает практика, сегодня наблюдается большое разнообразие в том, как в современных компаниях организовано кадровое делопроизводство и учет кадров, насколько часто и каким образом их кадровики повышают свою профессиональную квалификацию, какие программные продукты используют кадровики в своей работе. В одних организациях для кадрового учета вполне достаточно возможностей типовых программ, других устраивает адаптированный вариант, а третьим требуется специальный программный продукт или комплексная система управления, разработанная только для учета персонала их компании.
Попробуем разобраться кто и как в различных компаниях ведет учет кадров и кадровое делопроизводство – должностное лицо, совмещающее эти функции с другими, специалист по кадровому учету, специализированное подразделение.
Так, например, в одной компании (компания А) вопросами кадрового учета и делопроизводства занимается Управление кадровой политики, структурно подчиненное Департаменту по работе с персоналом, и лично начальник Управления (заместитель начальника Департамента). У них подготовлены все необходимые документы, регулирующие вопросы трудового распорядка, должностные обязанности сотрудников, полномочия и ответственность руководителей подразделений, а также вопросы организации оплаты труда, охраны труда, ведения кадрового учета и делопроизводства. Та компания использует программное обеспечение АС «БОСС-Кадровик». Архитектура данного продукта позволяет решать все поставленные перед кадровым делопроизводством задачи, а для ее адаптации к нашим потребностям нужны лишь незначительные поправки к модулю.
Архивные помещения для хранилища организованы. Основные документы кадрового делопроизводства доступны также в цифровом виде. Для обеспечения высокой квалификации сотрудников в компании используются все возможные альтернативы: краткосрочные программы, семинары и конференции. В рамках плана обучения персонала предусмотрено минимум 2 обучения в год. В целом серьезных проблем с ведением документации по кадрам компания не испытывает. Определенные трудности вызывает только регулирование трудовых отношений с иностранными гражданами и, соответственно, кадровое делопроизводство в этой сфере.
В компании Б вопросами кадрового делопроизводства занимается бухгалтер в каждой из компаний, входящих в группу. Он наделен для этого соответствующими функциями. Из локальных нормативных актов по вопросам управления персоналом выделяются лишь положение о персональных данных, положение об оплате труда, электронный альбом унифицированных форм документов, должностные инструкции и положения о подразделениях. Пока находится в стадии разработки инструкция по кадровому делопроизводству и инструкция по охране труда в силу менее очевидной необходимости этих документов для обеспечения управления персоналом компаний, входящих в группу. Для кадрового учета и делопроизводства специального программного продукта компания не использует. Создан архив, он позволяет обеспечить хранение всех документов согласно действующим требованиям к срокам хранения. Специалисты, которые ведут кадровое делопроизводство, периодически повышают свою квалификацию, используя для этого возможности получения консультаций в установленных программах «Главбух», «КонсультантПлюс» и у специалистов Управляющей компании. Также сотрудники примерно один раз в год обязательно посещают тематический семинар и/или конференцию. В режиме высокой загруженности бухгалтеров выручает подписка на профессиональные периодические издания, в которых многие актуальные вопросы раскрыты компетентно, полно и методически четко. Более всего в компании мешает проблема, суть которой можно описать кратко так: не всегда ответственное отношение директоров компаний группы к вопросам кадрового учета и делопроизводства. Остальные проблемы в этой области – производные от названной.
В компании В отдел кадров в компании отсутствует в связи с небольшим штатом. Обязанности менеджера по персоналу возложены на финансового директора. В компании утверждены в соответствующем порядке все требуемые документы по вопросам регламентации работы с персоналом – разработан альбом унифицированных форм документов, есть положение по оплате труда, на базе типовых разработаны должностные инструкции на все должности, есть инструкция по ведению кадрового учета и делопроизводства и инструкция по охране труда. Также разработано положение о персональных данных, которое тоже применяется в целях обеспечения сохранности информации о сотрудниках компании. Для автоматизации функций кадрового учета и делопроизводства используется «1С:Зарп

Заказать эту работу прямо сейчас

Посмотреть другие готовые работы по предмету УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

© 2002-2024 Москва 'Мастерская дипломов'. Все права защищены.